Esittelyprojekti 02 · konsepti
Tilauksesta järjestelmiin ilman käsin kopiointia.
Tilausvirran automaatio vastaanottaa sähköpostiin saapuvan tilauksen, tarkistaa sen tiedot ja siirtää hyväksytyn tilauksen toiminnanohjaukseen. Epäselvät tapaukset ohjataan ihmiselle selkeän syyn kanssa.
Suunniteltu esittelyprojekti — näkymät käyttävät kuvitteellista dataa eivätkä kuvaa asiakastoteutusta.
Lähde: tilaus_PO-4821.pdf
Tilaus PO-4821
Vastaanotettu tänään 10:24Kaikki pakolliset tiedot löytyvät. Tilaus on valmis hyväksyttäväksi.
Asiakasongelma
Yksi tilaus voi tarkoittaa monta käsin tehtävää työvaihetta.
Sähköpostista saapuva tilaus luetaan, tiedot tarkistetaan, asiakas etsitään ja tilaus kirjoitetaan uudelleen toiseen järjestelmään. Sama työ toistuu jokaisen tilauksen kohdalla.Tietoa kopioidaan moneen paikkaan
Asiakas-, tuote- ja toimitustiedot siirretään käsin sähköpostista toiminnanohjaukseen ja laskutukseen.
Virheet huomataan liian myöhään
Puuttuva tuotetunnus tai väärä määrä voi löytyä vasta keräilyssä tai laskulla.
Poikkeukset hukkuvat sähköpostiin
Epäselvä tilaus jää helposti yhden henkilön muistin ja viestien varaan.
Automatisoitu työnkulku
Selkeä reitti vastaanotosta hyväksyttyyn tilaukseen.
01→
Vastaanota
Tilaus haetaan sovitusta sähköpostista, lomakkeelta tai rajapinnasta.
02→
Tunnista
Asiakas, tilausrivit, toimitustiedot ja viitteet poimitaan lähteestä.
03→
Tarkista
Pakolliset kentät, asiakas, tuotteet, hinnat ja mahdolliset kaksoiskappaleet tarkistetaan.
04→
Ohjaa
Selvä tilaus etenee automaattisesti, epäselvä tapaus siirtyy ihmiselle.
05
Siirrä
Hyväksytty tilaus luodaan toiminnanohjaukseen ja välitetään seuraaviin järjestelmiin.
Automaatio vai tekoäly?
Tekoälyä käytetään vain, jos sisältö vaatii tulkintaa.
Tavallinen automaatio
Ennustettava- Tarkistaa, että pakolliset tiedot löytyvät
- Vertaa tuotetunnuksia tuoterekisteriin
- Estää saman tilauksen käsittelyn kahdesti
- Siirtää hyväksytyt tiedot järjestelmien välillä
Valinnainen AI-vaihe
Tulkintaa vaativa- Tunnistaa vapaamuotoisen sähköpostin tarkoituksen
- Ehdottaa kenttiä vaihtelevasta PDF-tiedostosta
- Luokittelee epäselvän viestin oikeaan käsittelyjonoon
- Jättää epävarman tuloksen ihmisen tarkistettavaksi
Periaate: sääntö silloin kun sääntö riittää — tekoäly vain tulkintaa vaativaan kohtaan.
Poikkeusten käsittely
Hyvä automaatio osaa myös pysähtyä.
Tavoite ei ole pakottaa jokaista tilausta läpi, vaan käsitellä normaalit tapaukset nopeasti ja tehdä epäselvistä tapauksista ihmiselle helppoja ratkaista.Tuoterivi 2 ei vastaa tuoterekisteriä
- Tilauksessa
- Asennussarja Pro-X, sininen
- Ehdotettu tuote
- PX-200-B · Pro-X asennussarja
- Vastaavuus
- 82 % — vaatii hyväksynnän
Mitä projekti osoittaa
Automaatio on kokonainen prosessi, ei yksittäinen temppu.
Prosessin mallintaminen
Nykyiset työvaiheet, päätökset ja poikkeukset kuvataan ennen toteutusta.
Järjestelmien yhdistäminen
Sähköposti, tiedostot, ERP, CRM ja laskutus liitetään tarpeen mukaan.
Luotettavuuden suunnittelu
Kaksoiskappaleet, virheet, lokitus ja uudelleenyritykset huomioidaan alusta asti.
Ihminen mukana päätöksissä
Epävarmat tai liiketoiminnallisesti tärkeät tilanteet ohjataan hyväksyttäviksi.
Kopioidaanko teilläkin tilauksia käsin?